Evondos Oy, personvernerklæring for register over personopplysninger knyttet til markedsføring og kommunikasjon

1. Registerets navn

Evondos Oy, personvernerklæring for register over personopplysninger knyttet til markedsføring og kommunikasjon

2. Personvernansvarlig 

Evondos Oy
Organisationsnummer 2175820-8
Salorankatu 5–7
24240 Salo
Finland

3.Den behandlingsansvarliges representant for dette registeret

Niko van Eeghen
Tel. +358 44 782 1502
niko.vaneeghen@evondos.com

4.Kontaktinformasjon til personvernombudet

Ville Haavisto
Tel. +358 40 820 4968
ville.haavisto@evondos.com

5. Formålet med og det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger

Formålet med dette dokumentet er å informere om hvordan Evondos behandler personopplysninger i forbindelse med markedsføring og kommunikasjon. Grunnlaget for behandlingen av personopplysninger er at Evondos har en berettiget interesse basert på en relasjon til en kunde eller en annen part, eller at behandlingen er nødvendig for å kunne oppfylle en kundeavtale.

Ved kundekommunikasjon
Evondos behandler og bruker personopplysninger for å gi relevant tjenesterelatert informasjon samt for tjenesteutviklingsformål. Kanalene som brukes for kundekommunikasjon er telefon, e-post via et system for direkte markedsføring, eller brev.

Ved direkte markedsføring
Evondos samler inn, behandler og segmenterer personopplysninger om potensielle kunder. Kontaktpersoner hos potensielle kunder velges ut basert på deres stillingsprofiler og ansvarsområder. Når personopplysninger om potensielle kunder behandles, innebærer dette at direkte markedsføring tilpasses og målrettes slik at den blir nyttig og relevant for de utvalgte mottakerne.

6. Registerets innhold

Evondos’ register over kunder og potensielle kunder inneholder følgende personopplysninger, som er nødvendige for relevante og målrettede markedsføringsaktiviteter.

• navn
• arbeidsgiver
• kontaktinformasjon: telefonnummer, e-postadresse
• tittel

7. Offentlige informasjonskilder

Vi innhenter personopplysninger direkte fra de registrerte, og vi kan også bruke kundenes eller potensielle kunders offisielle nettsider for å samle inn kontaktinformasjon.
Andre informasjonskilder kan benyttes så lenge dette er tillatt i henhold til gjeldende lovgivning.

8. Vanlige mottakere av personopplysninger

Vi behandler både informasjon selv og benytter underleverandører, for eksempel leverandører av direkte markedsføring, som på våre vegne behandler personopplysninger for å levere tjenester til oss. Disse underleverandørene har ikke rett til å bruke personopplysningene til andre formål enn å levere tjenester til oss.

9. Overføring av data utenfor EU og EØS

Vi overfører personopplysninger til land utenfor EU/EØS, nemlig til USA. Vi har iverksatt nødvendige sikkerhetstiltak for disse overføringene. Enten er mottakeren som behandler personopplysningene sertifisert i henhold til Privacy Shield-avtalen mellom EU og USA, eller så bruker vi standardavtalevilkår godkjent av EU.

10. Tiltak for datasikkerhet og lagringstider

Personopplysninger om kunder og potensielle kunder lagres i et kontrollert og passordbeskyttet CRM-system. Opplysninger om kunder og potensielle kunder holdes atskilt i systemet. Tilgangen til personopplysningene i registeret er begrenset til bestemte personer, basert på om de trenger tilgang til og må behandle disse opplysningene som en del av sitt arbeid. Alle som har tilgang til opplysningene i registeret er bundet av taushetsplikt.

Personopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for formålet med behandlingen, og i henhold til lagringstider fastsatt i gjeldende lover og regler, for eksempel innen regnskap og skatt. Personopplysninger slettes senest tre år etter at behovet for behandlingen har opphørt.
Vi vurderer regelmessig behovet for datalagring i tråd med gjeldende lovgivning. Vi iverksetter også passende tiltak for å sikre at ingen uforenlige, utdaterte eller uriktige personopplysninger lagres i registeret. Dette gjøres med hensyn til formålet med behandlingen. Vi korrigerer eller sletter slike opplysninger uten ugrunnet opphold.

11. Den registrertes rettigheter

Som registrert har du rett til å kontrollere hvilke av dine personopplysninger som finnes i registeret, og du har rett til å kreve at opplysninger korrigeres eller slettes. Du har også rett til å tilbakekalle eller endre ditt samtykke.

Som registrert har du i henhold til EUs personvernforordning (General Data Protection Regulation, som trådte i kraft 25. mai 2018) rett til å protestere mot eller be om begrensning av behandlingen, samt rett til å sende inn klage til tilsynsmyndigheten som er ansvarlig for behandling av personopplysninger. En slik forespørsel skal sendes muntlig eller skriftlig via e-post til representanten som er oppgitt i avsnitt 3.

Den registrerte har rett til å sende inn klager knyttet til behandling av personopplysninger til relevant tilsynsmyndighet.

Kontaktinformasjon til disse tilsynsmyndighetene finnes på: https://www.datatilsynet.no/ 

12. Endringer i personvernerklæringen

Hvis vi gjør endringer i personvernerklæringen, publiserer vi den reviderte versjonen på nettsiden vår og oppgir datoen for endringen. Dersom det gjøres større endringer, kan vi også informere om dette på andre måter, for eksempel ved å sende e-post eller legge ut informasjon på nettsiden vår. Vi anbefaler at du leser gjennom disse personvernreglene med jevne mellomrom slik at du holder deg oppdatert på eventuelle endringer..

Evondos Oy – personvernerklæring for register over jobbsøkere

1. Navn på registeret

Evondos Oy sitt personopplysningsregister for jobbsøkere

2. Personvernsansvarlig

Evondos Oy
Organisasjonsnummer 2175820-8
Salorankatu 5–7
24240 Salo
Finland

3. Den personvernsansvarlig representant for dette registeret

Hanna Chiorazzo
Tlf. +358 50 326 3588
hanna.chiorazzo@evondos.com

4. Kontaktinformasjon til personvernombudet

Ville Haavisto
Tlf. +358 40 820 4968
ville.haavisto@evondos.com

5. Formålet og det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger

Formålet med behandlingen av personopplysninger er å håndtere aktiviteter knyttet til rekrutteringsprosessen, inkludert administrasjon av prosessen samt å muliggjøre kontakt med søkere (de registrerte) i forbindelse med søknads- og utvelgelsesprosessen.

6. Registerets informasjonsinnhold

Vi behandler følgende personopplysninger om jobbsøkere eller andre registrerte i forbindelse med jobbsøkerregisteret:

• Grunnleggende informasjon om den registrerte, slik som navn*

• Kontaktinformasjon, slik som e-postadresse*, telefonnummer* og hjemmeadresse*

• Informasjon om stillingen det søkes på, inkludert opplysninger om stillingens art og type ansettelsesforhold, samt informasjon om kontaktpersoner som er utpekt for rekrutteringsprosessen

• Annen informasjon som den registrerte selv har oppgitt om seg selv og sin bakgrunn i forbindelse med søknadsprosessen, slik som bilde, utdannings- og studieopplysninger, arbeidserfaring, språkkunnskaper, andre relevante ferdigheter, beskrivelse av personlige egenskaper samt ulike sertifikater og attester

• Informasjon om rekrutteringsprosessen for den registrerte, slik som informasjon om kommende intervjuer eller om avbrutt rekrutteringsprosess

• Annen eventuell informasjon som den registrerte selv har gitt frivillig i forbindelse med rekrutteringsprosessen, eller informasjon som den behandlingsansvarlige har innhentet basert på et særskilt samtykke fra den registrerte

Å oppgi informasjonen merket med stjerne (*) er nødvendig for at vi skal kunne gå videre i søknadsprosessen.

7. Vanlige informasjonskilder

Vi mottar data hovedsakelig fra:

• den registrerte selv

• rekrutteringsselskaper

• andre tilsvarende pålitelige kilder

8. Vanlige mottakere av personopplysninger

Vi utleverer ikke informasjon regelmessig til eksterne parter.
Vi behandler informasjon selv og benytter underleverandører som behandler personopplysninger på våre vegne, for eksempel innen IT-drift. Vi har outsourcet IT-administrasjonen til en ekstern tjenesteleverandør, og dataene lagres på deres server. Serveren er beskyttet og administrert av den eksterne tjenesteleverandøren.

9. Overføring av data utenfor EU og EØS

Vi overfører personopplysninger til land utenfor EU/EØS, nærmere bestemt til USA. Vi har sørget for nødvendige sikkerhetstiltak for slike overføringer. Enten er mottakeren som behandler personopplysninger sertifisert i henhold til EU–US Privacy Shield-rammeverket, eller så benytter vi standard kontraktsklausuler godkjent av EU.

10. Tiltak for datasikkerhet og lagringsperioder

Kun de av våre ansatte som gjennom sitt arbeid har rett til å behandle data om jobbsøkere, har tilgang til systemer som inneholder personopplysninger. Hver bruker har sitt eget brukernavn og passord. Informasjonen lagres i databaser som er beskyttet med brannmurer, passord og andre tekniske sikkerhetstiltak. Databasene og sikkerhetskopiene av dem befinner seg i låste lokaler og kan kun nås av spesifikt autoriserte personer.

 Data lagres i løpet av den aktuelle rekrutteringsprosessen og i to år etter at den utlyste stillingen er besatt.

11. Den registrertes rettigheter

Den registrerte har, i samsvar med EUs personvernforordning (GDPR), rett til å be den behandlingsansvarlige om innsyn i, retting eller sletting av sine personopplysninger, eller begrensning av behandlingen, samt rett til å protestere mot behandlingen. En slik forespørsel skal leveres personlig eller skriftlig via e-post til representanten som er angitt i avsnitt 3.

Den registrerte har også rett til å sende inn en klage til tilsynsmyndigheten om forhold knyttet til behandling av personopplysninger. Kontaktinformasjon til tilsynsmyndigheten finnes på www.tietosuoja.fi.

12. Endringer i personvernerklæringen

Dersom vi gjør endringer i denne personvernerklæringen, vil vi publisere den oppdaterte versjonen på vår nettside og angi datoen for endringen. Dersom endringene er vesentlige, kan vi også informere om dette på andre måter, for eksempel ved å sende en e-post eller legge ut en melding på vår hjemmeside. Vi anbefaler at du gjennomgår disse personvernprinsippene med jevne mellomrom for å holde deg oppdatert på eventuelle endringer.